Rechte und Pflichten

Leitungsorgan

In den Statuten muss die Funktionsdauer von Leitungsorgan und Rechnungsprüfern festgelegt werden, laut Vereinsgesetz beträgt diese maximal fünf Jahre. Eine Neubestellung muss mittels einer Mitgliederversammlung erfolgen. In den Vereinsstatuten ist geregelt, ob eine Wiederwahl der jeweiligen Funktionsträgerinnen und Funktionsträger zulässig ist. 

Das Leitungsorgan ist verpflichtet, seine Mitglieder über das eigene Tun, das Handeln des Vereins und die finanzielle Lage regelmäßig zu informieren. Bei einer Mitgliederversammlung wird die Tätigkeit des Vorstandes geprüft und gegebenenfalls entlastet. 

Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfer haben die Finanzgebarung des Vereins im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel zu prüfen. Strategische oder auch kaufmännische Entscheidungen sind durch das Prüfungsmandat in der Regel nicht erfasst. Der Prüfungsbericht hat die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel zu bestätigen oder festgestellte Gebarungsmängel oder Gefahren für den Bestand des Vereins aufzuzeigen.

Mitglieder

Das Vereinsgesetz gibt nur wenige Vorgaben zu Rechten und Pflichten von Vereinsmitgliedern, in den Statuten gibt es deshalb einen großen Spielraum. Mitglieder sind grundsätzlich gleich zu behandeln, obwohl auch verschiedene Kategorien von Mitgliedern vorgesehen werden können, zum Beispiel Ordentliche Mitglieder, Außerordentliche Mitglieder, Ehrenmitglieder, Fördernde Mitglieder.

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Mitgliederversammlung

Eine Mitgliederversammlung muss mindestens alle fünf Jahre stattfinden, empfohlen wird eine jährliche Abhaltung, um auch eine jährliche Entlastung des Vorstandes vorzunehmen. Die Mitgliederversammlung dient zur gemeinsamen Willensbildung und muss allen Mitgliedern offenstehen.

Neben dem Leitungsorgan können auch die Mitglieder selbst die Abhaltung einer Mitgliedersammlung verlangen, zum Beispiel im Falle interner Unstimmigkeiten. Dafür sind laut Vereinsgesetz mindestens zehn Prozent aller Mitglieder erforderlich.

Beschlussfassungen

Die Wahlen und die Beschlussfassungen erfolgen in der Regel mit einfacher Mehrheit. Beschlüsse mit denen die Statuten geändert oder der Verein aufgelöst werden, bedürfen einer qualifizierten Mehrheit von zwei Drittel.

Wie, insbesondere bei Mitgliederversammlungen, abgestimmt wird (geheim, mit Stimmzettel, Zeichen mit der Hand etc.) kann der Verein selbst für jede Abstimmung gesondert festlegen.

Gemeinnützigkeit und Mildtätigkeit

Jeder gemeinnützige oder mildtätige Verein sollte neben dem allgemeinen Vereinszweck auch zumindest einmal jährlich eine gemeinnützige oder mildtätige Tätigkeit verrichten. Ausreichend ist keinesfalls der ausschließlich schriftliche Hinweis in den Vereinsstatuten auf eine gemeinnützige oder mildtätige Tätigkeit, wenn diese im tatsächlichen Vereinsleben nicht umgesetzt wird. 

Ein Verein verfolgt gemeinnützige Zwecke, wenn seine Tätigkeit darauf gerichtet ist, die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet selbstlos zu fördern.

Datenschutzgrundverordnung

Auch Vereine haben die genannte Verordnung, die EU-weit gilt, zu befolgen. Es werden teilweise große Mengen an personenbezogenen Daten, abhängig von der Mitgliederzahl, verarbeitet. Die Mitglieder sind jedenfalls über ihre aus der DSGVO erwachsenden Rechte aufzuklären. Es wäre auch sinnvoll, auf der Vereins-Webseite einen entsprechenden Platz für die wichtigsten Punkte der DSGVO vorzusehen. Hinsichtlich der Ausarbeitung einer derartigen Datenschutzerklärung ist dringend anwaltlicher Rat einzuholen. 

Welche personenbezogenen Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum etc.) werden bei Aufnahme des neuen Mitglieds – mit dessen Einwilligung, die man sich am besten schriftlich geben lässt – erhoben? Hier wäre im besten Fall ein Antragsformular um Aufnahme als neues Mitglied im Verein auszufüllen, das Rechte und Pflichten schon mit einer Belehrung nach der DSGVO verbunden ist, die das neue Mitglied gleich mitunterschreibt. Hier muss auch über die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit bzw. den möglichen Wunsch auf Löschung der Daten hingewiesen werden. 

Es dürfen nur Daten erhoben bzw. gespeichert werden, die zur Erreichung des Vereinszwecks unbedingt nötig sind. Es muss auch über den Zeitraum informiert werden, in dem die personenbezogenen Daten nach dem Austritt des Mitglieds aus dem Verein endgültig gelöscht werden. Das Mitglied, dessen Daten erhoben werden, hat das Recht auf Auskunft über die von ihm vom Verein gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Datenübertragung, Widerspruch, Einschränkung der Bearbeitung sowie Sperrung oder Löschung unrichtiger bzw. unzulässig verarbeiteter Daten. 

Man sollte sich mit dem Mitgliedsformular auch gleich die Erlaubnis einholen, dass Fotos vom Mitglied bei der Teilnahme an Vereinsveranstaltungen veröffentlicht werden dürfen.

Insbesondere in Sportvereinen ist oftmals die Weitergabe der Daten der Mitglieder an den Bezirks- oder Landesverband verpflichtend, wenn die einzelnen Mitglieder an Meisterschaften oder anderen Wettbewerben teilnehmen möchten. Für diese Datenweitergabe ist jedenfalls die Zustimmung des einzelnen Mitglieds einzuholen. 

Vereine, die die Daten ihrer Mitglieder speichern bzw. verarbeiten, haben hinsichtlich der Datensicherheit den gerade geltenden Standard einzuhalten. Hier sind entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen zu treffen, insbesondere was den Schutz vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, die Verarbeitung, den Verlust, die Verwendung und Manipulation der Daten betrifft.

Sollte es zum Verlust von Daten kommen, ist die Datenschutzbehörde umgehend davon in Kenntnis zu setzen.

Die DSGVO ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, da bei beharrlicher Verweigerung der Umsetzung der DSGVO hohe Strafzahlungen drohen. Sobald man nachweisen kann, dass man sich mit diesem Thema beschäftigt und auch entsprechende Vorkehrungen getroffen hat, wird es beim ersten Datenverlust höchstwahrscheinlich zu einer Verwarnung kommen.

DSGVO und Kinder

Vereine, die mit Kindern arbeiten, müssen äußerst sorgfältig mit personenbezogenen Daten umgehen, weil Kinder besonders schutzbedürftig sind. 

Wichtige Punkte: 

  1. Rechtsgrundlage: Für die Erhebung und Verarbeitung von Daten muss eine rechtliche Grundlage bestehen, z. B. die Einwilligung der Eltern oder gesetzliche Verpflichtungen.
  2. Einwilligung der Eltern: Bei Kindern unter 14 Jahren muss die Zustimmung der Eltern eingeholt werden, bevor personenbezogene Daten erhoben oder verarbeitet werden.
  3. Zweckbindung: Daten dürfen nur für den vereinbarten Zweck verwendet werden (z. B. Mitgliedsverwaltung, Trainingsplanung).
  4. Datenminimierung: Es dürfen nur die nötigsten Daten erhoben werden (z.B. Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten der Eltern). Rechte und Pflichten
  5. Sichere Speicherung: Daten müssen geschützt aufbewahrt werden, z.B. verschlüsselt oder in passwortgeschützten Systemen.
  6. Information und Transparenz: Eltern und Kinder müssen informiert werden, welche Daten gesammelt werden, warum und wie lange sie gespeichert werden.
  7. Löschung der Daten: Daten müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder auf Wunsch der Eltern/Kinder. 

Sie sind nur für ihre Daten (insbesondere Bilder) verantwortlich. Untersagen Erwachsene die Nutzung von Bildmaterial ihrer Kinder, dürfen sie diese in keinem Medium verwenden. Ein Hinweis bei ihrer Veranstaltung, dass die „markierten“ Kinder (z.B. alle mit einer roten Mütze) auf Wunsch ihrer Eltern nicht in Social Media erscheinen dürfen ist sinnvoll, damit alle Besucher Bescheid wissen. 

Verwendung von Fotos und Videos

Beim Verwenden von Fotos (Piktogrammen, Videos, etc.) gilt es sehr genau auf Urheberrecht, Persönlichkeitsrechte und Datenschutz zu achten. Eine Verletzung diese Rechte und Vorgaben kann hohe Strafen nach sich ziehen. Diese Bestimmungen gelten ab der erstmaligen Verwendung des Fotos – nur „ausborgen“ für eine Aussendung und nachfolgendes löschen ist nicht zulässig. 

Eigene Fotos (selbstgemacht)  

  • Urheberrecht: Wer das Foto macht, ist automatisch der Urheber.
  • Einwilligung: Wenn Personen erkennbar sind, brauchen sie eine Einwilligung zur Veröffentlichung (z.B. auf Website, Social Media, Flyer).
  • Kinder: Bei Fotos von Kindern ist die Zustimmung der Eltern nötig. 

Gekaufte Fotos 

  • Lizenzbedingungen prüfen: Fotos von Bildagenturen oder Fotografen dürfen nur im Rahmen der gekauften Lizenz genutzt werden.
  • Zweck beachten: Manche Lizenzen erlauben nur private oder redaktionelle Nutzung, andere auch Werbung/Marketing.

Stockfotos (kostenlos oder bezahlt) 

  • Nutzungsrechte prüfen: Auch kostenlose Stockfotos haben Lizenzen, die genau angeben, wie das Bild verwendet werden darf.
  • Urheber nennen, wenn vorgeschrieben: Manche Lizenzen verlangen einen Fotoverweis.
  • Keine falsche Verwendung: Stockfotos dürfen nicht so genutzt werden, dass es irreführend oder illegal ist (z.B. Werbung für Produkte, die nichts mit dem  Bild zu tun haben). 

Zusammenfassend gilt bei der Verwendung von Bildern zu beachten: 

  • Keine Verletzung von Persönlichkeitsrechten: Selbst ein eigenes Foto darf nicht ohne Einwilligung Personen bloßstellen oder herabsetzen.
  • Dokumentation: Es ist sinnvoll, Einwilligungen schriftlich zu dokumentieren, besonders bei Kindern.
  • DSGVO beachten: Wenn Fotos auf Websites oder Social Media hochgeladen werden, sind Fotos von erkennbaren Personen personenbezogene Daten.