Rechte und Pflichten#
Leitungsorgan
In den Statuten muss die Funktionsdauer von Leitungsorgan und Rechnungsprüfern festgelegt werden, laut Vereinsgesetz beträgt diese maximal fünf Jahre. Eine Neubestellung muss mittels einer Mitgliederversammlung erfolgen. In den Vereinsstatuten ist geregelt, ob eine Wiederwahl der jeweiligen Funktionsträger zulässig ist.
Das Leitungsorgan ist verpflichtet, seine Mitglieder über das eigene Tun, das Handeln des Vereins und die finanzielle Lage regelmäßig zu informieren. Bei einer Mitgliederversammlung wird die Tätigkeit des Vorstandes geprüft und gegebenenfalls entlastet.
Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfer haben die Finanzgebarung des Vereins im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel zu prüfen. Strategische oder auch kaufmännische Entscheidungen sind durch das Prüfungsmandat in der Regel nicht erfasst. Der Prüfungsbericht hat die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel zu bestätigen oder festgestellte Gebarungsmängel oder Gefahren für den Bestand des Vereins aufzuzeigen.
Mitglieder
Das Vereinsgesetz gibt nur wenige Vorgaben zu Rechten und Pflichten von Vereinsmitgliedern, in den Statuten gibt es deshalb einen großen Spielraum. Mitglieder sind grundsätzlich gleich zu behandeln obwohl auch verschiedene Kategorien von Mitgliedern vorgesehen werden können, zum Beispiel Ordentliche Mitglieder, Außerordentliche Mitglieder, Ehrenmitglieder, Fördernde Mitglieder.
Mitgliederversammlung
Eine Mitgliederversammlung muss mindestens alle fünf Jahre stattfinden, empfohlen wird eine jährliche Abhaltung, um auch eine jährliche Entlastung des Vorstandes vorzunehmen. Die Mitgliederversammlung dient zur gemeinsamen Willensbildung und muss allen Mitgliedern offenstehen.
Neben dem Leitungsorgan können auch die Mitglieder selbst die Abhaltung einer Mitgliedersammlung verlangen, zum Beispiel im Falle interner Unstimmigkeiten. Dafür sind laut Vereinsgesetz mindestens zehn Prozent aller Mitglieder erforderlich.
Beschlussfassungen
Die Wahlen und die Beschlussfassungen erfolgen in der Regel mit einfacher Mehrheit. Beschlüsse mit denen die Statuten geändert oder der Verein aufgelöst werden, bedürfen einer qualifizierten Mehrheit von zwei Drittel.
Wie, insbesondere bei Mitgliederversammlungen, abgestimmt wird (geheim, mit Stimmzettel, Zeichen mit der Hand etc.) kann der Verein selbst für jede Abstimmung gesondert festlegen.
Gemeinnützigkeit und Mildtätigkeit
Jeder gemeinnützige oder mildtätige Verein, sollte neben dem allgemeinen Vereinszweck auch zumindest einmal jährlich eine gemeinnützige oder mildtätige Tätigkeit verrichten. Ausreichend ist keinesfalls der ausschließlich schriftliche Hinweis in den Vereinsstatuten auf eine gemeinnützige oder mildtätige Tätigkeit, wenn diese im tatsächlichen Vereinsleben nicht umgesetzt wird. Ein Verein verfolgt gemeinnützige Zwecke, wenn seine Tätigkeit darauf gerichtet ist, die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet selbstlos zu fördern.
Datenschutzgrundverordnung
Auch Vereine haben die genannte Verordnung, die EU-weit gilt, zu befolgen. Es werden teilweise große Mengen an personenbezogenen Daten, abhängig von der Mitgliederzahl, verarbeitet. Die Mitglieder sind jedenfalls über ihre aus der DSGVO erwachsenden Rechte aufzuklären. Es wäre auch sinnvoll, auf der Vereins-Homepage einen entsprechenden Platz für die wichtigsten Punkte der DSGVO vorzusehen. Hinsichtlich der Ausarbeitung einer derartigen Datenschutzerklärung ist dringend anwaltlicher Rat einzuholen.
Welche personenbezogenen Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum, …) werden bei Aufnahme des neuen Mitglieds - mit dessen Einwilligung, die man sich am besten schriftlich geben lässt - erhoben? Hier wäre im besten Fall ein Antragsformular um Aufnahme als neues Mitglied im Verein auszufüllen, das gleich mit einer Belehrung nach der DSGVO verbunden ist, die das neue Mitglied gleich mitunterschreibt. Hier muss auch über die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit bzw. dem möglichen Wunsch auf Löschung der Daten hingewiesen werden.
Es dürfen nur Daten erhoben bzw. gespeichert werden, die zur Erreichung des Vereinszwecks unbedingt nötig sind. Es muss auch informiert werden, über den Zeitraum, in dem die personenbezogenen Daten nach dem Austritt des Mitglieds aus dem Verein endgültig gelöscht werden. Der Betroffene (dessen Daten erhoben werden) hat das Recht auf Auskunft über die von ihm vom Verein gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Datenübertragung, Widerspruch, Einschränkung der Bearbeitung sowie Sperrung oder Löschung unrichtiger bzw. unzulässig verarbeiteter Daten.
Man sollte sich mit dem Mitgliedsformular auch gleich die Erlaubnis einholen, dass Fotos vom Mitglied bei der Teilnahme an Vereinsveranstaltungen veröffentlicht werden dürfen.
Insbesondere in Sportvereinen ist oftmals die Weitergabe der Daten der Mitglieder an den Bezirksoder Landesverband verpflichtend, wenn die einzelnen Mitglieder an Meisterschaften oder anderen Wettbewerben teilnehmen möchten. Für diese Datenweitergabe ist jedenfalls die Zustimmung des einzelnen Mitgliedes einzuholen.
Vereine, die die Daten ihrer Mitglieder speichern bzw. verarbeiten, haben hinsichtlich der Datensicherheit den gerade geltenden Standard einzuhalten. Hier sind entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen zu treffen, insbesondere der Schutz vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, Verarbeitung, Verlust, Ver wendung und Manipulation der Daten.
Sollte es zum Verlust von Daten kommen, ist die Datenschutzbehörde umgehend davon in Kenntnis zu setzen.
Die DSGVO ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, da bei beharrlicher Verweigerung der Umsetzung der DSGVO hohe Strafzahlungen drohen. Sobald man nachweisen kann, dass man sich mit diesem Thema beschäftigt hat und auch entsprechende Vorkehrungen getroffen hat, wird es beim ersten Datenverlust höchstwahrscheinlich zu einer Verwarnung kommen.