Steuern und Finanzen#
Grundsätzlich unterliegen Vereine der allgemeinen Steuerpflicht, dem Gebührengesetz sowie den Landes- und Gemeindeabgaben. Gemeinnützige, mildtätige und kirchliche Vereine sind aber in der Regel steuerlich begünstigt. Kleine Vereine unterschreiten im Regelfall die Besteuerungsgrenzen von Umsatz- und Körperschaftssteuer. Eine der notwendigen Begünstigungsvoraussetzungen ist die Förderung der Allgemeinheit.
Wichtig ist, dass Vereine ab einer gewissen Größe über entsprechendes Fachwissen verfügen, insbesondere jene für den Finanzbereich zuständigen Vereinsfunktionäre, bzw. direkt eine Steuerberatung in Anspruch nehmen. Jede Funktionärin, jeder Funktionär sollte sich in ihrem bzw. seinem Aufgabenfeld angemessen weiterbilden, Unterstützung innerhalb des Vorstandes holen oder auch Tipps und Erfahrungen von externen Expertinnen und Experten einholen und berücksichtigen.
Steuerliche Begünstigungen
Gemeinnützige und mildtätige Vereine, die in ihrem in den Vereinsstatuten verankerten Tätigkeitsbereich wirken, sogenannte unentbehrliche Hilfsbetriebe leisten, zahlen in der Regel keine Körperschafts-, Umsatz- oder Kommunalsteuer.
Dazu zählen u.a., wenn ein Theaterverein Theaterkarten verkauft, ein Laufverein Nenngelder einhebt oder ein Musikverein Konzertkarten verkauft.
Für sogenannte entbehrliche Hilfsbetriebe also Aktivitäten, die im erweiterten Zusammenhang mit dem Vereinszweck stehen, besteht zwar eine Körperschaftssteuerpflicht, jedoch keine Umsatzsteuerpflicht. Dazu zählen u.a. ein kleines Vereinsfest, eine kleine Kantine oder ein Buffet.
Alle darüber hinaus gehenden Aktivitäten, fallen unter einen sogenannten „wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb“, haben also auch im erweiterten Sinn wenig bis gar nichts mit dem Vereinszweck zu tun und sind somit Körperschaftssteuer- und Umsatzsteuerpflichtig (z.B. Großes Vereinsfest, Kantine).
Achtung: Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb führt zum Verlust der Gemeinnützigkeit!
Mitgliedsbeiträge
Echte Mitgliedsbeiträge der Vereinsmitglieder stellen keine steuerpflichtigen Einnahmen dar, wenn damit keine konkreten Gegenleistungen des Vereins in Zusammenhang stehen.
Unechte Mitgliedsbeiträge, dabei handelt es sich um Zahlungen, bei denen eine konkrete Gegenleistung erhalten wird, sind hingegen zu versteuern.
Vorsteuerabzug
Unterliegt der Verein der Umsatzsteuer, so können auch jene Vorsteuerbeträge abgezogen werden, die dem Betrieb zugeordnet werden können.
Können Vorsteuerbeträge nicht eindeutig zugeordnet werden, so erfolgt die Aufteilung nach dem Verhältnis der steuerpflichtigen Umsätze zu den übrigen Einnahmen des Vereins.
Lohnsteuer und Sozialversicherung
Wenn Vereine Personal beschäftigen, dann gelten grundsätzlich für das Personal die allgemeinen Bestimmungen für Lohnsteuer und Sozialversicherung. Auch Sportlerinnen/Sportler, Trainerinnen/Trainer, Künstlerinnen/Künstler, Turnierspielerinnen/Turnierspieler, Masseurinnen/Masseure usw. werden regelmäßig in einem Dienstverhältnis zum Verein stehen, sofern sie nicht im Rahmen ihres Betriebs dem Verein zur Verfügung stehen. Es ist daher dafür zu sorgen, dass die Lohnverrechnung den gesetzlichen Vorgaben entsprechend organisiert wird, empfohlen wird daher, diese Aufgabe an einen Steuerberater auszulagern. Betreffend allfälliger Spesen und pauschaler Aufwandsentschädigungen, können Begünstigungen in Anspruch genommen werden.
Die Freiwilligenpauschale
Die Freiwilligenpauschale ist eine wertschätzende, aber stets freiwillige Form der Abgeltung ehrenamtlicher Tätigkeiten in gemeinnützigen Vereinen. Jede Auszahlung muss auf einem förmlichen Beschluss des Vorstands oder der Mitgliederversammlung beruhen, da andernfalls der Verdacht der Untreue droht. Ohne diesen Beschluss besteht kein Rechtsanspruch auf Auszahlung; der Verein entscheidet vielmehr autonom über Höhe und Empfänger der Pauschale.
Die gesetzlich festgelegten Höchstbeträge betragen pro Jahr 1.000 Euro bei einem Tagessatz von 30 Euro oder 3.000 Euro bei 50 Euro. Vereine können jedoch intern beschließen, niedrigere Tagessätze zu zahlen, etwa 20 Euro beziehungsweise 40 Euro pro Tag, wenn die finanzielle Lage keine vollen Sätze zulässt. Ein Unterschreiten ist jederzeit zulässig, Mindestbeträge existieren nicht.
Ebenfalls gesetzlich nicht normiert ist eine Mindeststundenzahl, um einen Anspruch auf die Pauschale zu begründen. Schon ein einstündiger Einsatz kann zur Abgeltung berechtigen, sofern dies in der Satzung oder durch Beschluss so festgelegt wurde. Vielmehr entscheidet das jeweilige Vereinsgremium, ob beispielsweise der Verkauf von Eintrittskarten oder die Garderobenbetreuung bei Veranstaltungen bereits ausreichend vergütet wird.
Nur steuerbegünstigte Vereine sind berechtigt, die Pauschalen direkt auszuzahlen. Soll eine Gemeinde Teilnehmende einer Flurreinigungsaktion entschädigen, muss sie zunächst einen entsprechenden Verein mandatieren und die Pauschalbeträge an diesen erstatten. Eine direkte Auszahlung durch kommunale Einrichtungen ist nicht zulässig.
Gesetzlich ist keine Vereinsmitgliedschaft Voraussetzung für den Erhalt der Freiwilligenpauschale. Vereine können intern jedoch festlegen, dass nur Vereinsmitglieder zum Bezug berechtigt sind, um beispielsweise die Mitgliederbindung zu stärken.
In der Praxis können die Pauschalen als förderfähige Fremdkosten in Projektanträgen berücksichtigt werden. Materialkosten werden üblicherweise gefördert, und da durch Freiwilligenarbeit Lohnkosten eingespart werden, lassen sich auch die entsprechenden Pauschalbeträge bei vielen Förderstellen einreichen. Eine verbindliche Abstimmung mit dem jeweiligen Geldgeber bleibt jedoch unerlässlich.
Für Funktionärssitzungen gilt stets der Tagessatz von 30 Euro – der erhöhte Satz von 50 Euro ist ausschließlich für Übungsleiter- und vergleichbare Leitungsfunktionen vorgesehen. Moderiert ein Vereinsmitglied Workshops zu Vereinszielen, kann dies als Übungsleitertätigkeit bewertet und mit 50 Euro pro Tag vergütet werden; alle übrigen ehrenamtlichen Aufgaben werden mit 30 Euro abgegolten.
Die Pauschale erstreckt sich auf sämtliche vereinsbezogene Tätigkeiten, von künstlerischen Darbietungen bis hin zu logistischen Aufgaben. Theaterensembles, Kulissenbauer und Thekenkräfte bei Festen können gleichermaßen Anspruch auf den Tagessatz haben. Auch wenn ein Vereinsangestellter – etwa die Geschäftsführung – kurzfristig einspringt und freiwillig Aufgaben übernimmt, steht ihm ein Satz von 30 Euro zu.
Die Abrechnung erfolgt unkompliziert über ein Formular, das Datum, geleistete Einsatztage und gewählten Tagessatz aufführt. Wird der höhere Satz von 50 Euro geltend gemacht, ist eine kurze Konkretisierung der Leitungs- oder Übungsleitertätigkeit erforderlich.
Eine Meldung an das Finanzamt wird nur notwendig, wenn die Jahreshöchstbeträge oder die Tagessatzgrenzen überschritten werden. In diesem Fall ist eine elektronische Meldung über ELDA (Formular E 29) vorzunehmen; Vereine ohne EDV können alternativ das Papierformular E 29 verwenden.
Eine klare Dokumentation und die Einhaltung interner Beschlussprozesse sind unerlässlich, um Haftungsrisiken zu vermeiden und Fördermittel sachgerecht abzurechnen. Musterprotokolle, Vorlagen für Abrechnungsformulare und eine frühzeitige Abstimmung mit Förderstellen helfen, die Freiwilligenpauschale rechtssicher in die Vereinspraxis zu integrieren.
KommR Werner Steinwendner, BKS Steuerberatung GmbH & Co KG
Freundschafts- oder Gefälligkeitsdienste
Freundschafts- und Gefälligkeitsdienste sind kurzfristige, freiwillige und unentgeltliche Dienste, die auf Grund spezifischer Bindungen zum Veranstalter erbracht werden. Das bedeutet, solche Tätigkeiten müssen ohne Verpflichtung zur Arbeitsleistung, in einem zeitlich sehr beschränkten Rahmen und tatsächlich unentgeltlich erbracht werden. Bei echten Freundschafts- und Gefälligkeitsdiensten ist keine Anmeldung bei der Gebietskrankenkasse erforderlich. Zudem ist keine Steuerpflicht gegeben.
Trinkgelder gelten dann nicht als Entgelt im sozialversicherungsrechtlichen Sinn, wenn sie direkt in die Vereinskasse fließen und nicht dem Helfer bzw. der Helferin als Gegenleistung verbleiben.
Leistungen von Vereinsmitgliedern
Bei Vereinsmitgliedern wird vermutet, dass sie freiwillige und unentgeltliche Tätigkeiten bei von ihrem Verein veranstalteten Festen leisten. In diesen Fällen ist weder eine Anmeldung bei der Gebietskrankenkasse noch eine Versteuerung erforderlich.
Stehen Personen bereits in einem Dienstverhältnis zum Verein, kann eine Tätigkeit bei einem Vereinsfest, wenn sie freiwillig und unentgeltlich aber nicht während der Arbeitszeit erbracht wird und es sich nicht um die gleiche Tätigkeit handelt, auch ohne Entgeltzahlung und Beitragsleistung erfolgen.
Leistungen von Familienangehörigen von Vereinsmitgliedern
Werden diese Helferinnen und Helfer freiwillig und unentgeltlich tätig, ist nicht vom Vorliegen eines Dienstverhältnisses auszugehen und dementsprechend auch keine Steuerpflicht gegeben.
Zur Absicherung der Angaben über die Freiwillige Tätigkeit empfehlen wir eine schriftliche Bestätigung.
Spenden und Spendenbegünstigung
Spenden sind freiwillige Zahlungen und Leistungen, die ohne Erwartung eines Vorteils oder einer Gegenleistung erfolgen und müssen vom Empfänger nicht versteuert werden.
Spenden an gemeinnützige oder mildtätige Vereine sind für Unternehmen abzugsfähig bzw. für Einzelpersonen von der Steuer absetzbar, wenn die Empfänger in der Liste der spendenbegünstigten Einrichtungen aufscheinen.
Jeder Verein und jede Körperschaft hat die Möglichkeit, vom Finanzamt einen Spendenbegünstigungsbescheid zu bekommen, um in die Liste der spendenbegünstigten Einrichtungen aufgenommen zu werden.
Ein entsprechendes Formular ist in FinanzOnline verfügbar. Wenn ein Verein noch keine Steuernummer hat, wird eine solche im Rahmen der Antragstellung vergeben. Das Formular ist durch eine Steuerberaterin/einen Steuerberater ausschließlich im Wege von FinanzOnline zu übermitteln.
Mit der Aufnahme in die Liste der spendenbegünstigten Einrichtungen ist die Verpflichtung verbunden, gegenüber dem Finanzministerium den Spender bzw. Spenderin zu melden.
Mehr Informationen erhalten Sie hier: www.bmf.gv.at/themen/steuern/spenden-gemeinnuetzigkeit/spendenbeguenstigung-neu.html
Sponsoring und Inserate
Im Gegensatz zu Förderungen und Spenden stehen bei Sponsoring und Inseraten konkrete Gegenleistungen dahinter. Es empfiehlt sich, diese Gegenleistungen bestmöglich zu dokumentieren. Sponsorzahlungen sind für Unternehmen nur dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn sie auf einer wirtschaftlichen Grundlage beruhen und eine angemessene Gegenleistung bzw. Werbeleistung dahintersteht.
Wenn die Einnahmen aus Sponsoring die Höhe von 10.000 Euro pro Jahr nicht übersteigen, sind keine Werbeabgaben fällig. Sollten Inserate in Vereinszeitungen nicht mehr als 25 Prozent der Gesamtseiten umfassen sind diese auch nicht steuerpflichtig.
Sponsorenbetreuung
Egal ob ein Verein einen sogenannten Generalsponsor oder viele Sponsoren aufweist, wichtig ist eine entsprechende Sponsorenbetreuung. Zum einen, um Werbeträger und entsprechende Werbeflächen auszuloten und zum anderen, mögliche Werbe- bzw. Sponsorpartner. Laufende Betreuung wichtiger Sponsoren gehört zu den wesentlichen Aufgaben innerhalb eines Vereins. Es hat Sinn, ein geeignetes Vereinsmitglied mit dieser Aufgabe zu betrauen.
Crowdfunding und Fundraising
Crowdfunding ist eine Finanzierungsmethode, bei der viele Geldgeber miteinbezogen werden. Dies kann sowohl in Form von Spenden sein, aber auch Darlehen bis hin zu Anteilsübernahmen sind möglich. Wichtig ist in diesem Fall entsprechendes Knowhow und Marketing. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl erfolgreicher kleinerer kommunaler Crowdfunding Projekte. Fundraising ist ein englischsprachiger Begriff, der verschiedene Methoden zur Spendensammlung umfasst.
Buchführung
Für Vereine, mit Einnahmen und Ausgaben von bis zu 1 Mio. Euro reicht eine normale Einnahmen-Ausgaben- Rechnung. Wird dieser Wert überschritten, ist eine Doppelte Buchführung (Doppik) erforderlich. Diese ist ungleich komplexer, weshalb man sich in so einem Fall unbedingt professionelle Unterstützung in Buchführung und Bilanzierung sichern sollte.
Bericht und Einschau in die Buchführung
Wichtig ist, dass Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und auch eine Vermögensübersicht sieben Jahre lang aufzubewahren sind, um sie im Falle einer Prüfung vorlegen zu können. Im Rahmen einer jährlichen Mitgliederversammlung muss aber darüber berichtet werden, bezüglich Umfang und Details eines solchen Berichts bestehen keine Vorgaben. Von Gesetzeswegen können nur Leitungsorgane nicht aber Mitglieder Einsicht verlangen. Mitglieder können aber im Zuge einer Mitgliederversammlung mittels Mehrheitsbeschluss Einschau fordern.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist mit einfacheren Mitteln als die doppelte Buchhaltung zu erstellen. Die tatsächlich zugeflossenen Einnahmen werden den tatsächlich abgeflossenen Ausgaben gegenübergestellt.
Wichtig ist es, das Belegprinzip zu beachten: Keine Eintragung ohne Beleg! Es empfiehlt sich die Aufteilung nach Kostenstellen (z.B. Einnahmen: Mitgliedsbeiträge, Subventionen, Sponsoreneinnahmen; Ausgaben: Verwaltung, Veranstaltungen, Neuanschaffungen, ...).
Vermögensübersicht
Das Vereinsgesetz sieht auch für Vereine mit Einnahmen und Ausgaben unter 1 Mio. Euro die Erstellung einer Vermögensübersicht verpflichtend vor. Darin sind Finanz- und Sachvermögen bis spätestens Mai des Folgejahres vorzunehmen.
Aktiva (z.B. Gebäude, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Kassa, Forderungen) und Passiva (Verbindlichkeiten und Rückstellungen) sollen über die finanzielle Situation des Vereins Aufschluss geben.
Hier geht’s zu einer Übersicht zu den häufigsten Fragen des Finanzministeriums:
https://www.bmf.gv.at/themen/steuern/spenden-gemeinnuetzigkeit/H%C3%A4ufig-gestellte-Fragen-zu-Vereinen-%E2%80%93-Gemeinn%C3%BCtzigkeit-und-Registrierkassenpflicht.html
Das Vereinskonto
In der Regel verfügen Vereinskonten über Sonderkonditionen, die deutliche Vorteile gegenüber Privatkonten aufweisen. Theoretisch kann auch ein Privatkonto genützt werden, eine transparente und getrennte Darstellung wird damit aber deutlich erschwert. Zudem erhalten dadurch Rechnungsprüfer oder andere Zeichnungsberechtigte Zugang zu sensiblen Daten eines Privatkontos.
Eine genaue Darstellung ist zur Einhaltung der Grenzen für die Steuerbegünstigung vor allem bei Umsatzund Körperschaftssteuer für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Vereine notwendig.
Vereinskonten bieten neben Vergünstigungen oder Sponsorings oftmals auch gesonderte Buchhaltungsprogramme oder Darstellungsoptionen, die einem Verein das Finanzmanagement z.B. der Mitgliedbeiträge, deutlich erleichtern.
Zur Eröffnung eines Vereinskontos ist in der Regel ein Beschluss des Vorstandes notwendig.
Zur Eröffnung sind folgende Unterlagen mitzunehmen:
- Vereinsregisterauszug,
- Statut
- und Personalausweis.
Wichtig ist auch, dass es entsprechende Regelungen im Statut zu Kontoführung und Finanzmanagement gibt.
Heimische Banken bieten in den allermeisten Fällen maßgeschneiderte und individuelle Lösungen an, separate Vereinskonten mit angeführten Konditionen findet man hingegen selten. Ein Beratungsgespräch wird in jedem Fall empfohlen.
ORF-Beitragsbefreiung
Das entscheidende Kriterium für Vereine für die Entrichtung des ORF-Beitrages ist eine geleistete Kommunalsteuer im Vorjahr. Wurde keine Kommunalsteuer bezahlt, ist auch kein ORF-Beitrag zu zahlen.
Die Kommunalsteuer ist eine Gemeindeabgabe, die dann eingehoben wird, wenn ein Anstellungsverhältnis vorliegt. Die Höhe bemisst sich an der Höhe des Bruttolohns.
Zudem gibt es für Vereine umfangreiche Kommunalsteuerbefreiungen. Befreit sind jedenfalls gemeinnützige und mildtätige Vereine auf dem Gebiet der Gesundheitspflege, Kinder-, Jugend-, Familien-, Kranken-,
Behinderten-, Blinden- und Altenfürsorge.
Wichtig ist, dass diese Tätigkeiten in den Statuten des Vereins verankert sind.
Befindet sich allerdings am Vereinssitz auch ein Hauptwohnsitz, so ist von dieser Person ein ORF-Beitrag zu leisten.
Der ORF-Beitrag kann auch mehrfach fällig werden. Wenn die Summe der Arbeitslöhne in einem Kalenderjahr 1,6 Mio. Euro übersteigt sind es zum Beispiel zwei Beiträge, ab 3 Mio. Euro sieben, höchstens sind es fünfzig.
Der ORF-Beitrag wird ab März 2024 eingehoben und beträgt 15,30 Euro monatlich bzw. 183,60 Euro jährlich.
Alle Informationen zum ORF-Beitrag finden Sie hier: orf.beitrag.at
Strafregisterbescheinigungen für Freiwillige kostenlos
Für viele ehrenamtliche Tätigkeitsfelder wird eine Strafregisterbescheinigung (früher auch Leumundszeugnis) benötigt. Für Freiwillige sind bisher schon die Eingabe- und Zeugnisgebühr entfallen, seit 2024 ist auch keine Bundesverwaltungsgebühr mehr zu entrichten.
Voraussetzungen dafür sind, dass es sich um Freiwilligenorganisationen gemäß Freiwilligengesetz (gemeinnützig, mildtätig) bzw. um kirchliche oder spendenbegünstigte Organisationen handelt.
Zur Beantragung sind neben einem Lichtbildausweis zwei Bestätigungen über die Voraussetzungen der Freiwilligenorganisation und über die Freiwilligentätigkeit in der Freiwilligenorganisation mitzuführen. Strafregisterbescheinigungen erhält man an Gemeindeämtern, Magistraten und Polizeiinspektionen unabhängig vom Wohnort.
Es kann auch eine spezielle "Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge" beantragt und ausgestellt werden, wenn diese für die Prüfung der Eignung zur Ausübung einer organisierten ehrenamtlichen Tätigkeit, die hauptsächlich die Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung, Pflege oder Ausbildung Minderjähriger umfasst, erforderlich ist. Die "Strafregisterbescheinigung Pflege und Betreuung" für eine organisierte ehrenamtliche Tätigkeit, die hauptsächlich die Pflege und Betreuung wehrloser Personen umfasst.
Das Formular zum Ausdrucken finden Sie unter folgendem Link:
https://www.oesterreich.gv.at/themen/persoenliche_dokumente_und_bestaetigungen/strafregister/Seite.300020.html