Grundlage ist das NÖ Veranstaltungsgesetz. Dort sind die Rahmenbedingungen für die Abhaltung von Veranstaltungen festgelegt. Der weit gefasste Begriff „Veranstaltung“ beinhaltet alle Arten von öffentlichen Schaustellungen, Darbietungen und Belustigungen, eigentlich jede denkbare Art von Veranstaltungen.
Das Veranstaltungsgesetz kennt viele Ausnahmen, z.B. Veranstaltungen von juristischen Personen des öffentlichen Rechts sowie von politischen Parteien; Veranstaltungen zur Religionsausübung; Veranstaltungen von Schulen, Musikschulen, Heimen, Kindergärten und Horten; Kulturelle und sportliche Veranstaltungen; Veranstaltungen, die nach ihrer Art im Volksbrauchtum begründet sind, wie z.B. Platzkonzerte, Faschingsumzüge.
Ausnahmen gelten entweder für Veranstalter, also Schulen oder politische Parteien etc. oder bezogen auf den Veranstaltungsinhalt, also Kultur, Sport, Volksbrauchtum etc. Der Veranstaltungszweck, also Mildtätigkeit, Wohltätigkeit oder Benefiz stellt keine Ausnahme nach dem Veranstaltungsgesetz dar. Insbesondere dann, wenn bei der Veranstaltung Speisen und Getränke verabreicht werden, besteht die Pflicht zur Anmeldung der Veranstaltung bei der zuständigen Behörde.
Grundsätzlich wird die zuständige Behörde die jeweilige Gemeinde des Veranstaltungsortes sein, die Veranstaltungsmeldung muss spätestens 4 Wochen vor dem Veranstaltungsdatum erfolgen. In Ausnahmefällen kann die Zuständigkeit bei der Bezirkshauptmannschaft liegen, nämlich dann, wenn sich mehr als 3.000 Personen gleichzeitig am Veranstaltungsgelände aufhalten können (bitte am Gemeindeamt nachfragen, denn die Gemeinde kann die Zuständigkeit bereits ab 500 Personen an die Bezirkshauptmannschaft abgetreten haben) oder sich das Veranstaltungsgelände über zwei oder mehrere Gemeinden erstreckt (Streckenführung bei z.B. Benefizlauf, Benefizradrennen, Sternwanderung). Bei der Bezirkshauptmannschaft muss die Veranstaltungsmeldung spätestens 8 Wochen vor dem Veranstaltungsdatum erfolgen.
Hinsichtlich der steuerlichen Begünstigungen für gemeinnützige Vereine, sollte die Benefizveranstaltung als entbehrlicher Hilfsbetrieb bzw. als „Kleines Vereinsfest“, organisiert und durchgeführt werden. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass die Veranstaltung zu mindestens drei Viertel von Vereinsmitgliedern organisiert und getragen wird. Nur so besteht keine Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht. Auch auf die Bestimmungen der Gewerbeordnung ist zu achten sind. Dazu zählen u.a. max. 72 Stunden Ausschank von Speisen und Getränken für gemeinnützige Vereine pro Jahr. Benefizveranstaltungen sind von dieser Regelung nicht ausgenommen.
Hinsichtlich der Lebensmittelhygiene gibt es Erleichterungen für Benefizveranstaltungen, die im Einzelfall zu prüfen sind. Das Servieren von Mahlzeiten und der Verkauf von Lebensmitteln durch Privatpersonen (z.B. bei Wohltätigkeitsveranstaltungen oder Schulfesten) sind von der Allergeninformationsverordnung ausgenommen. In diesem Fall ist folgender Hinweis anzubringen: „Allergenkennzeichnung entfällt aufgrund der Ausnahmeregelung für Wohltätigkeitsveranstaltungen “
Auszug aus den Vereinsrichtlinie des Bundesministeriums für Finanzen:
Nachhaltig durchgeführte Wohltätigkeitsveranstaltungen (Benefizveranstaltungen), bei denen Künstler, Sportler oder andere Personen ausschließlich unentgeltlich auftreten, oder Kunstwerke im Rahmen eines persönlichen Auftritts durch den Künstler kostenlos zur Verfügung gestellt werden, stellen als nur mittelbar begünstigten Zwecken dienende Veranstaltungen begünstigungsschädliche Betriebe dar. Es bestehen aber keine Bedenken, wenn die aus solchen Veranstaltungen erzielten Gewinne in einer Ausnahmegenehmigung gemäß § 44 Abs. 2 BAO von der Steuerpflicht ausgenommen werden, sofern die Verfolgung gemeinnütziger bzw. mildtätiger Zwecken einwandfrei erkennbar und die Zuführung der erzielten Gewinne zu den begünstigten Zwecken gesichert ist.
Ein unentgeltlicher Auftritt im Rahmen einer Benefizveranstaltung ist auch dann gegeben, wenn dem Künstler lediglich der durch den Auftritt verursachte Aufwand ersetzt wird. Bei einer darüber hinaus gehenden Entschädigung ist kein unentgeltlicher Auftritt mehr gegeben. Im Falle der Zurverfügungstellung eines Kunstwerkes zur nachfolgenden Versteigerung kann von einer bloßen Aufwandsentschädigung ausgegangen werden, wenn die Zahlungen an den Künstler 20% des Versteigerungserlöses nicht übersteigen.
RZ 390: Werden von Vereinen, die im Bereich der Sozialdienste tätig sind (Sanitäts-, Rettungs- und Krankentransport, Kranken-, Alten- und Behindertenbetreuung, Kinder-, Jugend- und Familienfürsorge, Resozialisierung und Suchtgiftbekämpfung, Armen- und Flüchtlingsbetreuung, Katastrophen- und Zivilschutz Einsatzkräfte, ähnliche Tätigkeiten, um Menschen in Not zu helfen und Ausbildungstätigkeiten für die genannten Zwecke), Benefizveranstaltungen durchgeführt, ist davon auszugehen, dass es sich dabei um entbehrliche Hilfsbetriebe iSd § 45 Abs. 1 BAO handelt, wenn solche Veranstaltungen nur einmal jährlich durchgeführt werden und dabei werbemäßig auf den Zweck des Vereines und der Veranstaltung aufmerksam gemacht wird. Hinsichtlich des dabei erzielten Überschusses ist davon auszugehen, dass er die Summe von Spenden der Teilnehmer darstellt, sodass kein steuerlicher Gewinn anfällt.