Von der Idee bis zum funktionierenden Verein - Der Freiwilligen-Zyklus

Was verbinden wir mit Freiwilligenarbeit? Was ist notwendig für Freiwilligenengagement? Welche Motive führen zu freiwilligen Tätigkeiten? Wie können wir Ehrenamtliche koordinieren?

Werden diese Fragen am Stammtisch besprochen, kommen gleichlautende  Antworten: „Freiwilligenarbeit tut mir selbst gut; Ich will Menschen helfen; Freiwilligenarbeit braucht Zeit und ist vor allem Beziehungsarbeit; Wertschätzung, Anerkennungs- und Dankeskultur ist das „A und O“ im Freiwilligenwesen; Anderen Gutes tun und der Gemeinschaft etwas zurückgeben; Meine Kompetenzen für ein gelingendes Zusammenleben einbringen; Ich kann mich für etwas engagieren, das mir wichtig ist; Durch mein freiwilliges Engagement fühle ich mich besser; Es geht um den Aufbau persönlicher Bindungen; Ich will ein paar Stunden meiner Freizeit für etwas Sinnvolles einsetzen.“

 

Wir sind ein Land der Freiwilligen, etwa 30 Prozent engagieren sich ehrenamtlich. Sei es in Vereinen oder als „informelle Freiwillige“, jene die ohne Mitgliedschaft in Organisationen oder Vereinen freiwillig und kostenlos den Nachbarn helfen, für ältere Menschen in der Umgebung miteinkaufen, mit der Witwe nebenan Karten spielen, als Babysitter einspringen und so weiter. Im Prinzip sind wir in unserer Gesellschaft für Freiwilligenarbeit bereit. Eine gute Voraussetzung für die Gründung eines Vereins, denn Ideen, wie wir das Zusammenleben in unserer Gesellschaft ein bisserl verbessern können gibt es viele. 

Doch wie geht man es an, um leere Kilometer zu vermeiden? Oder wie geht man am besten vor, wenn man einen Verein neu übernimmt? Wie kommt man zu neuen, freiwilligen Mithelfern? Fragen über Fragen.

 

Hier hilft der Freiwilligen-Zyklus! Voraussetzung dafür ist, zwischen Freiwilligen-Management und Freiwilligen-Koordination zu unterscheiden. 

 

Freiwilligen-Management ist die strukturelle Ebene. Es ist nicht kompliziert und bedarf nur einer Denkarbeit vorab, um sich in der Organisation später leichter zu tun. Anders ausgedrückt: Am Beginn einer Idee, der Gründung eines Vereins, dies bis zum Ende durchzudenken – nicht einfach begeistert, aber planlos, drauf´ los starten.

 

Da gilt vorab zu überlegen, wie viele freiwillig Engagierte haben wir schon? Wie viele benötigen wir für das Projekt? Wie sieht es aus mit den Finanzen, können wir Sponsoren gewinnen oder gibt es Förderungen für angedachte Projekte und wer ist dafür zuständig? Welche Rahmenbedingungen müssen wir festlegen? Welche Strategie wollen wir verfolgen und welche Entscheidungen müssen wir jetzt dafür treffen? Welche Weiterbildung brauchen unsere Freiwilligen? Wie sieht unser Qualitätsmanagement aus? Wann wollen wir unsere Freiwilligenarbeit evaluieren? 

 

Erst nach Festlegung von Strategie und Rahmenbedingungen ist es sinnvoll in die Freiwilligen – Koordination zu gehen, in die operative Ebene. Jetzt geht es darum, die festlegte Strategie umzusetzen, hier kommen wir vom Denken ins tatsächliche Tun.

 

Nach Planung und BedarfseinschätzungGibt es für unseren Verein überhaupt eine Notwendigkeit? – ist es wichtig, die Aufgabenprofile für den jeweiligen Arbeitsbereich zu definieren – Welche Kompetenzen sollten unsere Freiwilligen haben und wo werden sie dann eingesetzt? – und schließlich geht es zur Gewinnung freiwilliger Mitarbeiter. Nicht vergessen, persönliche Ansprache“ ist der beste Anknüpfungspunkt. Jeder will gefragt werden, ob er mithelfen will und das sogar mehrmals. Laut Marketing-Experten bedarf es nicht weniger als 7 Touch-Points, um für ein Projekt zu überzeugen. Eine „intrinsische“ Motivation der neuen Mithelfenden wäre die beste – „Das liegt mir am Herzen, das tue ich sehr gerne“. 

Beim Aufnahmegespräch ist auch ein freundliches „Nein – Du passt nicht zu uns“ möglich – besser als absehbare Frustration auf beiden Seiten.

 

Ist ein Freiwilliger gewonnen, bedarf es einer Ankommens-Kultur, dazu gehört eine Einführungs- aber auch eine Orientierungsphase. Hilfreich in der Orientierung ist eine vom Verein erarbeitete „Freiwilligen-Charta“ oder ein „Mission-Statement“. Einerseits ein Bekenntnis aller Freiwilligen zu den Zielen und Werten des Vereins, andererseits auch eine Botschaft nach außen. In vielen Vereinen ist auch eine Weiterqualifizierung der Ehrenamtlichen notwendig. 

Während der Zeit der Mitarbeit ist wertschätzende Unterstützung und Begleitung – einfach auch durch „Zuhören“, was Freiwillige in ihrer Tätigkeit belastet, aber auch Konfliktmanagement in Form von Mediation oder Supervision, notwendig = Wertschätzungs-Kultur.

 

Jede Freiwilligentätigkeit hat auch ein Ende. Sei es durch veränderte Lebensumstände, durch Umzug in eine andere Stadt oder Gemeinde, oder einfach durch Beendigung eines Projekts. Im operativen Bereich bedeutet das, immer vorausblickend und rechtzeitig neue freiwillige Mithelfende gewinnen. Genauso wichtig ist Verabschiedung und Anerkennungs-Kultur! Selbst wenn „Ehemalige“ nicht mehr mitarbeiten, ist es wichtig mit ihnen in Verbindung zu bleiben. Sie können nicht nur ihre Erfahrungen an neue weitergeben, sondern auch die besten Multiplikatoren bleiben.

 

Der letzte Punkt des Freiwilligen-Zyklus ist die Evaluierung. Sie dient als Basis für eine erneute und dementsprechend angepasste, oder verbesserte Planung und Bedarfseinschätzung zu Beginn eines neuen Freiwilligen-Kreislaufes.