Die Freiwilligenpauschale ist eine wertschätzende, aber stets freiwillige Form der Abgeltung ehrenamtlicher Tätigkeiten in gemeinnützigen Vereinen. Jede Auszahlung muss auf einem förmlichen Beschluss des Vorstands oder der Mitgliederversammlung beruhen, da andernfalls der Verdacht der Untreue droht. Ohne diesen Beschluss besteht kein Rechtsanspruch auf Auszahlung; der Verein entscheidet vielmehr autonom über Höhe und Empfänger der Pauschale.
Die gesetzlich festgelegten Höchstbeträge betragen pro Jahr 1.000 Euro bei einem Tagessatz von 30 Euro oder 3.000 Euro bei 50 Euro. Vereine können jedoch intern beschließen, niedrigere Tagessätze zu zahlen, etwa 20 Euro beziehungsweise 40 Euro pro Tag, wenn die finanzielle Lage keine vollen Sätze zulässt. Ein Unterschreiten ist jederzeit zulässig, Mindestbeträge existieren nicht.
Ebenfalls gesetzlich nicht normiert ist eine Mindeststundenzahl, um einen Anspruch auf die Pauschale zu begründen. Schon ein einstündiger Einsatz kann zur Abgeltung berechtigen, sofern dies in der Satzung oder durch Beschluss so festgelegt wurde. Vielmehr entscheidet das jeweilige Vereinsgremium, ob beispielsweise der Verkauf von Eintrittskarten oder die Garderobenbetreuung bei Veranstaltungen bereits ausreichend vergütet wird.
Nur steuerbegünstigte Vereine sind berechtigt, die Pauschalen direkt auszuzahlen. Soll eine Gemeinde Teilnehmende einer Flurreinigungsaktion entschädigen, muss sie zunächst einen entsprechenden Verein mandatieren und die Pauschalbeträge an diesen erstatten. Eine direkte Auszahlung durch kommunale Einrichtungen ist nicht zulässig.
Gesetzlich ist keine Vereinsmitgliedschaft Voraussetzung für den Erhalt der Freiwilligenpauschale. Vereine können intern jedoch festlegen, dass nur Vereinsmitglieder zum Bezug berechtigt sind, um beispielsweise die Mitgliederbindung zu stärken.
In der Praxis können die Pauschalen als förderfähige Fremdkosten in Projektanträgen berücksichtigt werden. Materialkosten werden üblicherweise gefördert, und da durch Freiwilligenarbeit Lohnkosten eingespart werden, lassen sich auch die entsprechenden Pauschalbeträge bei vielen Förderstellen einreichen. Eine verbindliche Abstimmung mit dem jeweiligen Geldgeber bleibt jedoch unerlässlich.
Für Funktionärssitzungen gilt stets der Tagessatz von 30 Euro – der erhöhte Satz von 50 Euro ist ausschließlich für Übungsleiter- und vergleichbare Leitungsfunktionen vorgesehen. Moderiert ein Vereinsmitglied Workshops zu Vereinszielen, kann dies als Übungsleitertätigkeit bewertet und mit 50 Euro pro Tag vergütet werden; alle übrigen ehrenamtlichen Aufgaben werden mit 30 Euro abgegolten.
Die Pauschale erstreckt sich auf sämtliche vereinsbezogene Tätigkeiten, von künstlerischen Darbietungen bis hin zu logistischen Aufgaben. Theaterensembles, Kulissenbauer und Thekenkräfte bei Festen können gleichermaßen Anspruch auf den Tagessatz haben. Auch wenn ein Vereinsangestellter – etwa die Geschäftsführung – kurzfristig einspringt und freiwillig Aufgaben übernimmt, steht ihm ein Satz von 30 Euro zu.
Die Abrechnung erfolgt unkompliziert über ein Formular, das Datum, geleistete Einsatztage und gewählten Tagessatz aufführt. Wird der höhere Satz von 50 Euro geltend gemacht, ist eine kurze Konkretisierung der Leitungs- oder Übungsleitertätigkeit erforderlich.
Eine Meldung an das Finanzamt wird nur notwendig, wenn die Jahreshöchstbeträge oder die Tagessatzgrenzen überschritten werden. In diesem Fall ist eine elektronische Meldung über ELDA (Formular E 29) vorzunehmen; Vereine ohne EDV können alternativ das Papierformular E 29 verwenden.
Eine klare Dokumentation und die Einhaltung interner Beschlussprozesse sind unerlässlich, um Haftungsrisiken zu vermeiden und Fördermittel sachgerecht abzurechnen. Musterprotokolle, Vorlagen für Abrechnungsformulare und eine frühzeitige Abstimmung mit Förderstellen helfen, die Freiwilligenpauschale rechtssicher in die Vereinspraxis zu integrieren.