Die Funktionsperiode des Vorstandes richtet sich in erster Linie nach den Vereinsstatuten. Nach dem österreichischen Vereinsgesetz müssen die Leitungsorgane eines Vereins bestellt werden, die konkrete Dauer ihrer Funktionsperiode können die Statuten jedoch frei festlegen. In vielen Elternvereinen beträgt die Amtszeit ein oder zwei Jahre. Entscheidend ist, dass die Funktionsperiode eindeutig geregelt ist und rechtzeitig Neuwahlen stattfinden. Bei abgelaufener Funktionsperiode erlischt die Vertretungsbefungnis für den Verein – das bedeutet, dass eigentlich keine Rechtsgeschäfte (Banküberweisungen u.a.) mehr durchgeführt werden dürften.
Wesentlich ist die Statuten des Elternvereins zu prüfen, ob dort eine aktive Beteilung an Schulveranstaltungen verankert ist. Wenn dies nicht der Fall ist, ist im Schadensfall wahrscheinlich keine Deckung durch eine Versicherung gegeben.
Besondere Aufmerksamkeit verdient die Haftung bei Schulveranstaltungen und Ausflügen. Grundsätzlich liegt die Aufsichtspflicht bei schulischen Veranstaltungen bei der Schule und den von ihr eingesetzten Lehrpersonen. Unterstützt der Elternverein einen Ausflug lediglich finanziell oder organisatorisch, übernimmt er dadurch nicht automatisch die Aufsichtspflicht.
Anders kann die Situation sein, wenn Mitglieder des Elternvereins selbst aktiv an der Durchführung mitwirken, etwa als Begleitpersonen, Organisatoren oder Verantwortliche für einzelne Programmpunkte. In solchen Fällen kann eine Haftung entstehen, wenn durch schuldhaftes Verhalten ein Schaden verursacht wird. Maßgeblich sind stets der konkrete Einzelfall und die Frage, welche Aufgaben tatsächlich übernommen wurden.
Beispiel: Bei einem Wandertag übernimmt ein Vater aus dem Elternverein freiwillig die Leitung einer Kleingruppe. Er verlässt mit den Kindern den vereinbarten Weg, obwohl dies nicht abgesprochen war. Ein Kind stürzt dabei und verletzt sich. Hat der Vater durch sein sorgfaltswidriges Verhalten den Unfall mitverursacht, kann eine Haftung in Betracht kommen.
Dieses Beispiel verdeutlicht den entscheidenden Unterschied: Nicht die bloße Mithilfe führt zur Haftung, sondern die tatsächliche Übernahme einer Aufgabe mit entsprechender Verantwortung.
Für Elternvereine ist daher ein ausreichender Versicherungsschutz von großer Bedeutung. Empfehlenswert sind insbesondere eine Vereinshaftpflichtversicherung sowie – je nach Tätigkeit – eine Unfallversicherung für ehrenamtlich Mitwirkende. Die Haftpflichtversicherung schützt den Verein und seine Funktionäre vor Schadenersatzansprüchen, wenn Dritte durch eine Vereinstätigkeit zu Schaden kommen. Eine Unfallversicherung kann hingegen finanzielle Folgen von Verletzungen der mitwirkenden Personen abfedern.
Vor jedem Ausflug sollte daher geklärt werden, wer Veranstalter ist, wer die Aufsicht übernimmt und welche Versicherungen bestehen. Klare Zuständigkeiten, eine gute Dokumentation und ein zeitgemäßer Versicherungsschutz tragen wesentlich dazu bei, Risiken für den Elternverein und seine Funktionäre zu minimieren und gleichzeitig ein engagiertes Mitwirken am Schulleben zu ermöglichen.